¿Es necesario un cuadro de mando?
¿Es necesario un cuadro de mando?
O bien, cómo hacer simple lo complicado.
Hace algunos años un joven ejecutivo me comentaba que al hacerse cargo de una empresa descubrió cómo solucionar un problema aparentemente complicado, con una herramienta eficaz y rápida.
Su empresa era una empresa filial de otra ubicada en Berlín que comercializaba productos de alimentación ecológicos, su actividad en España era comprar productos a agricultores locales y venderlos a su matriz en Berlín. A pesar de ser un negocio “simple” de compra y venta de productos, la matriz no estaba contenta porque los “números que enviaban el área comercial de la empresa no coincidía con los “números” que reflejaban la contabilidad oficial, hasta ahí nada “anormal” pero mientras los datos comerciales presentaban una situación de crecimiento y rentabilidad, en la contabilidad, el crecimiento no era del todo boyante y lo peor de todo había pérdidas.
“Me di cuenta que este era unos de los motivos por lo que me habían elegido a ocupar el puesto” me decía mientras se bebía una cerveza, “por lo que pensé que era solo un problema de registros, lo que comprobé al poco tiempo que era más que eso”. Era evidente que ya había encontrado la solución, pero a manera de análisis mental, empecé a imaginar cual podía ser el problema y sobre todo la solución.
La contabilidad nos es más que un registro sistemático de movimiento económicos dentro de una empresa, que se hacen partir de información documentada, la principal fuente son las facturas y estas no necesariamente llegan en el momento en que se produce la entrega o recepción, por tanto, es difícil que coincida con informes comerciales y peor con previsiones, pero tarde o temprano son coherentes, por tanto, tenía que ver con algo más que informes comerciales y contabilidad.
“Cuando pedí la información, el área contable me aportó los estados financieros de los últimos tres años y el área comercial un Excel con el estado de ingresos y gastos desglosados por productos y márgenes de los últimos tres años, adicionalmente otro Excel con los indicadores, (rentabilidad, endeudamiento, liquidez, etc.) un total de 24, que habían realizado a partir de la información contable y que me lo presentaron como: el Cuadro de Mando”.
La empresa no tenía un Plan Estratégico, por tanto, no había objetivos, tampoco plan de acciones, plazos, responsables etc. En otras palabras, se iba “a ciegas” sin ningún rumbo, al escuchar esto de mi amigo, entendí que al igual que muchas otras empresas, daban prioridad a evaluar y controlar, sin ningún plan.
La solución era crear un “Cuadro de Mando Integral”, también conocido como Balanced Scorecard (BSC) en la terminología anglosajona, más que un conjunto de indicadores económicos y financieros, es un Sistema de Gestión que responde a preguntas como ¿qué se desea lograr, en cuanto a ventas, márgenes comerciales, rentabilidad?, ¿hacia dónde nos dirigimos?, ¿dónde queremos estar en un futuro?, es decir la visión de la empresa, en este caso concreto, se solucionó con un simple email enviado a la empresa matriz en Berlín, donde respondían a estas preguntas y en una semana se les contestó, adjuntando un Plan Estratégico de dos páginas. (1)
A partir de ahora la contabilidad solo daría información relevante con los resultados que se esperaba alcanzar, como se temía, las perdidas eran reales, pero gradualmente la empresa estaba creciendo y se esperaba en un corto plazo generar beneficios, por tanto, se ajustó el plan de cuentas e información comercial a los objetivos estratégicos y así se solucionó las discrepancias.
Al terminar de diseñar el sistema y lo más importante, en poco tiempo, este joven ejecutivo y su equipo, acordaron controlar solo 8 indicadores, que evaluaban e informaba del desempeño a la empresa matriz y mantenían al equipo concentrado, motivado y alineado con la visión.
Todas las empresa tienen una visión, a lo mejor no está redactada y solo esta en la mente del empresario emprendedor, no importa el tamaño, antigüedad ni actividad económica, es la base para que cada año o cada tres años, no recomendamos más, establecer objetivos de corto, mediano y largo plazo, solo a partir de estos objetivos se podrá planificar acciones, con plazos, presupuesto, responsables y periódicamente evaluar el grado de “utilidad” de estas acciones para conseguir los objetivos, el grado de alcance de estos, se mide con los indicadores o ratios, que es lo que se ha mal llamado “cuadro de Mando”, cuando es solo una parte de este sistema de gestión estratégico.
A partir de tener establecidos los objetivos: los planes acción con su presupuesto y los indicadores estratégicos para su control, se puede mantener al día tablas y gráficos con los resultados y monitorearlos y actualizarlos a intervalos programados, agregando un contexto valioso a los resultados. Se pueden mejorar las acciones o descartar aquellas que nos son eficaces, elegir productos o servicios y descartar otros, conocer el rendimiento del personal y compararlo con la media del sector, en otras palabras, mantener un sistema “vivo” de gestión que nos da información dinámica de en qué parte del camino hacia los objetivos nos encontramos y no la información estática de los estados financieros contables.
En JAC CONSULTING podemos ayudar a su empresa a crear informes personalizados para resumir el progreso general hacia sus objetivos, asegurando una visión integral de la efectividad de su estrategia. Le apoyamos a desarrollar su visión, establecer sus objetivos estratégicos, elaborar Planes de acción, el presupuesto para cada año y el cuadro de indicadores personalizado.
(1) El Plan Estratégico de dos páginas se expondrá en otro post.
José Antonio Cárcamo Hidalgo
Economista
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